Veteriner stok takibi
Klinik stoğu bir marketin stoğuna benzemez: miadı vardır, parti numarası vardır, bir kısmı satılır, bir kısmı muayenede harcanır. Bu sayfa veteriner stok takibinde bir programdan ne beklemeniz gerektiğini anlatır.
Veteriner stok takip işi, dışarıdan bakıldığında basit bir giriş çıkış hesabı gibi görünür. Klinikte çalışan herkes öyle olmadığını bilir. Aşı dolabında miadı yaklaşan kutu arkada kalır. Operasyonda açılan sütür hiçbir yere yazılmaz. Mama rafındaki ürün satılır ama ilaç dolabındaki flakon mililitre mililitre harcanır.
Bu sayfa, kliniğe özgü stok sorunlarını ve bir programın bunları nasıl çözmesi gerektiğini sırayla ele alır.
Klinik stoğunu farklı kılan ne?
Bir klinikte üç tür stok bir arada durur:
- Satılan ürünler: mama, aksesuar, reçetesiz parazit ürünleri. Barkodu okutulur, satılır.
- Uygulanan ürünler: aşılar, enjektabl ilaçlar, serumlar. Hastaya uygulanır, çoğu zaman bir hizmetin parçası olarak faturalanır.
- Sarf malzemeleri: enjektör, kateter, sütür, eldiven, test kiti. Tek tek satılmaz ama maliyetin önemli bir parçasıdır.
Genel amaçlı bir stok ya da ön muhasebe programı ilk grubu iyi yönetir. İkinci ve üçüncü grup ise hasta kaydıyla bağlantı ister. Veteriner programının farkı burada ortaya çıkar: stok hareketi muayeneden doğar.
Veteriner stok takip programında aranacak özellikler
Miad (son kullanma tarihi) takibi
Aşı ve ilaçta en pahalı hata, miadı geçmiş ürünü çöpe atmaktır. Daha kötüsü, fark etmeden kullanmaktır.
Programdan beklenenler:
- Ürün girişinde son kullanma tarihinin kaydedilmesi.
- Aynı üründen farklı miatlı kutuların ayrı ayrı izlenmesi.
- Miadı yaklaşan ürünler için önceden uyarı. Kaç gün önce uyarılacağını sizin belirleyebilmeniz iyi olur.
- Çıkışta miadı en yakın olanın önce kullanılmasına yardımcı olan bir düzen.
Miadı yaklaşan ürünü önceden görürseniz seçeneğiniz olur: öne alırsınız, kullanımını hızlandırırsınız ya da tedarikçiyle iade konuşursunuz.
Parti ve seri numarası
Aşılarda parti (lot) numarası, karneye ve hasta kaydına yazılan bir bilgidir. Bir parti hakkında üretici ya da resmî kurum bir uyarı yayımladığında, o partiden hangi hastalara uygulandığını bulmanız gerekir. Kâğıt karnelerden bunu çıkarmak günler sürer.
Stok girişinde parti numarası kaydediliyor ve aşı uygulamasında hasta kartına işleniyorsa, bu sorgu birkaç dakikalık iştir. Demoda “şu partiden kimlere aşı yapıldı” sorusunun cevabını göstermelerini isteyin.
Aşı soğuk zincir kayıtları
Aşı dolabının sıcaklığı düzenli kaydedilmelidir. Elektrik kesintisi ya da dolap arızası sonrası hangi aşıların etkilendiğini bilmek için hem sıcaklık kaydına hem de o gün dolapta ne olduğunu gösteren stok kaydına ihtiyaç duyarsınız.
Sıcaklık kaydını programın içinde tutabiliyorsanız iki bilgi yan yana gelir. Tutamıyorsanız en azından dolaptaki aşıların parti ve miat bilgisiyle listesini tek tıkla alabilmelisiniz. Sıcaklık kaydının hangi sıklıkta ve hangi biçimde tutulması gerektiğini bağlı olduğunuz il müdürlüğünden teyit edin.
Muayenede kullanılan sarfın otomatik düşmesi
Stok rakamının gerçeği yansıtması için en kritik nokta burasıdır. Hekim muayene ekranında aşıyı, ilacı ya da işlemi seçtiğinde stok o anda düşmelidir. “Akşam toplu gireriz” düzeni iki hafta dayanır.
Bakılacak ayrıntılar:
- Birim dönüşümü. Şişeyle alınan ilacın mililitreyle, kutuyla alınan tabletin adetle düşebilmesi.
- Hizmete bağlı sarf. Bir operasyon ya da işlem seçildiğinde, ona tanımlı malzemelerin birlikte düşmesi.
- Ücretsiz kullanım. Faturaya yansımayan ama stoktan çıkan malzemenin de kaydedilebilmesi.
Bu bağlantı aynı zamanda gelir kaçağını azaltır. Stoktan düşen her kalem hesaba da yansıdığı için, uygulanıp ücreti alınmayan enjeksiyon görünür hâle gelir.
Barkodlu satış
Mama ve aksesuar satan klinikte barkod okuyucu, sekreterin işini ciddi biçimde hızlandırır. Ürün okutulur, fiyat gelir, satış hasta sahibinin hesabına ya da peşin satışa işlenir, stok düşer.
Sorulacaklar: Üreticinin barkodu doğrudan kullanılabiliyor mu? Barkodu olmayan ürüne etiket basılabiliyor mu? Satış ekranı muayene hesabıyla aynı yerde mi kapanıyor?
Kritik stok uyarısı
Her ürün için bir alt sınır belirlersiniz. Stok bu sınırın altına düştüğünde program uyarır. Basit görünür ama iki şeyi çözer: kuduz aşısının bittiğini hasta masadayken öğrenmezsiniz ve sipariş listesi kendiliğinden oluşur.
Alt sınırı ürünün tüketim hızına ve tedarik süresine göre belirleyin. Hızlı tükenen ve geç gelen ürünün sınırı yüksek olmalıdır.
Sayım
Kayıt ne kadar düzgün tutulursa tutulsun, raftaki ile programdaki rakam zamanla ayrışır. Kırılan flakon, yanlış girilen adet, kaydedilmeyen kullanım.
Sayım ekranında beklenenler: sayılan miktarı girip farkı görmek, farkı bir gerekçeyle (fire, kırık, miat, sayım farkı) düzeltmek ve bu düzeltmenin kimin tarafından yapıldığının kayıtta kalması. Düzeltmelerin izlenebilir olması, çok çalışanlı kliniklerde özellikle önemlidir.
Tedarikçi ve alış faturası
Stok girişinin doğru yolu alış faturasıdır. Fatura girildiğinde üç şey birden olmalıdır: stok artar, ürünün alış maliyeti güncellenir, tedarikçiye olan borcunuz kaydedilir.
Böylece hangi tedarikçiye ne kadar borcunuz olduğunu, bir ürünü en son kaça aldığınızı ve satış fiyatınızın alış fiyatının ne kadar üstünde kaldığını görürsünüz. Alış fiyatı arttığında satış fiyatını güncellemeyi unutmak, kliniklerde sık rastlanan bir kâr kaybıdır.
Alış faturalarının elektronik olarak içeri alınması bu işi daha da kısaltır. Ayrıntısı e-fatura sayfasında.
Stok takibine nereden başlamalı?
Her şeyi ilk günden takip etmeye çalışmak, çoğu klinikte üç hafta sonra bırakılır. Kademeli gidin:
- Aşılar ve pahalı ilaçlar. Miat ve parti bilgisiyle girin. Kalem sayısı azdır, getirisi yüksektir.
- Satışa sunulan ürünler. Barkodla girin, satışları barkodla yapın.
- Sık kullanılan enjektabl ilaçlar. Birim dönüşümünü kurun.
- Sarf malzemeleri. En sona bırakın. İsterseniz yalnızca pahalı kalemleri takip edin.
Başlangıç sayımını bir kapanış gününde yapın ve o günden sonra kayıtsız çıkış yapılmamasını ekip kuralı hâline getirin.
Demo sırasında deneyin
- Bir aşı girişi yapın: miat ve parti numarası alanları var mı?
- O aşıyı bir hastaya uygulayın: stok düştü mü, parti numarası hasta kartına geçti mi?
- Şişeyle aldığınız bir ilacı mililitreyle düşmeyi deneyin.
- Kritik stok sınırı tanımlayıp uyarının nerede göründüğüne bakın.
- Bir alış kaydı girin: tedarikçi borcu ve maliyet güncellendi mi?
- Sayım farkı girin: düzeltme kaydı kimin yaptığını gösteriyor mu?
Stokla birlikte bakmanız gereken diğer başlıklar için veteriner klinik programı özellikleri sayfasına, birden fazla depo ya da şubeyle çalışıyorsanız hayvan hastanesi yazılımı sayfasına göz atın.
Kolayvet’te stok
Kolayvet’te ürün ve stok takibi, kritik stok ve son kullanma tarihi uyarıları, stok hareketleri, barkodlu satış ve tedarikçi yönetimi bulunuyor. Tam listeyi Kolayvet özellikler sayfasında bulabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Küçük bir klinikte stok takibi yapmaya değer mi?
Değer, çünkü küçük klinikte kayıp daha zor fark edilir. Miadı geçen birkaç kutu aşı ya da faturası kesilmeden kullanılan sarf, ay sonunda görünmeyen bir gider olarak kalır. Başlangıçta her şeyi takip etmek zorunda değilsiniz. Aşılar, pahalı ilaçlar ve satışa sunduğunuz ürünlerle başlamak yeterlidir.
Muayenede kullanılan malzeme stoktan nasıl düşer?
İyi kurulmuş bir programda işlem ya da ürün muayeneye eklendiğinde stok kendiliğinden düşer. Bazı programlar bir hizmete bağlı sarf listesi tanımlamanıza da izin verir. Örneğin kısırlaştırma işlemi seçildiğinde kullanılan sütür ve anestezik birlikte düşer. Programın bunu nasıl yaptığını demoda kendi örneğinizle deneyin.
Flakon ya da şişe halindeki ilaçlar nasıl takip edilir?
Bunun için alış birimi ile kullanım biriminin ayrı tanımlanabilmesi gerekir. Şişeyi adet olarak alır, mililitre olarak harcarsınız. Program bu dönüşümü desteklemiyorsa enjektabl ilaçlarda stok rakamı kısa sürede gerçekle uyuşmaz olur.
Stok sayımı ne sıklıkla yapılmalı?
Bunun bir kuralı yok. Birçok klinik yılda bir ya da iki kez tam sayım yapar, aşı ve pahalı ilaç gibi kritik kalemleri ise daha sık sayar. Önemli olan sayım farkının nedenini kaydedebilmeniz ve farkın hangi üründe yoğunlaştığını görebilmenizdir.
Narkotik ve psikotrop ilaçların kaydı programda tutulabilir mi?
Stok hareketi olarak tutulabilir ve kimin, hangi hastaya, ne kadar kullandığını görmek işinizi kolaylaştırır. Ancak bu ilaçlar için tutmanız gereken resmî kayıtların biçimi mevzuatla belirlenir. Programdaki kaydın resmî defterin yerine geçip geçmediğini oda ya da il müdürlüğünüzden teyit edin.