Sözlük: klinik yönetiminde geçen terimler

Veteriner yazılımı araştırırken yazılım, muhasebe ve mevzuat terimleri birbirine karışır. Bu sözlük, teklif okurken ya da demo görüşmesinde karşınıza çıkabilecek terimleri alfabetik sırayla ve sade bir dille açıklar. Ayrıntılı bir rehberi olan terimlerde ilgili sayfaya bağlantı verdik.

A

Açık rıza

Kişinin, verisinin belirli bir amaçla işlenmesine bilgilendirilmiş olarak ve özgür iradesiyle verdiği onay. KVKK’da veri işlemenin hukuki dayanaklarından biridir.

Anamnez

Hasta sahibinden alınan hastalık öyküsü: şikâyetin ne zaman başladığı, beslenme, önceki hastalıklar ve kullanılan ilaçlar. Yazılımda muayene kaydının ilk bölümünü oluşturur.

API

Uygulama programlama arayüzü; iki yazılımın birbiriyle veri alışverişi yapmasını sağlayan bağlantı noktası. Cihaz, laboratuvar ve fatura entegrasyonları çoğunlukla API üzerinden çalışır.

Aşı takvimi

Bir hastaya hangi aşının hangi tarihte yapılacağını gösteren plan. Yazılım, yapılan aşıya göre sonraki tarihi hesaplar ve hatırlatmayı bu tarihe göre gönderir.

B

Barkodlu satış

Ürünün barkodunun okutularak satış ekranına eklenmesi. Mama, aksesuar ve ilaç satışında hem süreyi kısaltır hem de yanlış ürün seçme hatasını azaltır.

Bulut yazılım

Bilgisayarınıza kurulmayan, internet üzerinden tarayıcıdan ya da mobil uygulamadan kullanılan yazılım. Veriler firmanın sunucularında tutulur; güncelleme ve yedekleme firma tarafından yapılır. Ayrıntısı bulut veteriner programı sayfasındadır.

C

Cari hesap

Bir müşterinin ya da tedarikçinin kliniğinizle olan borç ve alacak hareketlerinin tutulduğu hesap. Hasta sahibinin ödenmemiş bakiyesi ve tedarikçiye olan borcunuz cari hesapta izlenir.

Ç

Çoklu şube

Birden fazla kliniğin tek hesap altında yönetilmesi. Hasta kartları ortak tutulurken stok, kasa ve raporlar şube bazında ayrılır.

D

Deneme süresi

Yazılımı satın almadan önce ücretsiz kullanabildiğiniz dönem. Denemede hangi özelliklerin açık olduğunu ve girdiğiniz verinin aboneliğe geçtiğinizde korunup korunmadığını sorun.

E

e-Arşiv Fatura

e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara (çoğunlukla bireysel müşterilere) elektronik ortamda düzenlenen fatura. Alıcıya e-posta ile gönderilebilir ya da çıktısı verilebilir.

e-Fatura

Gelir İdaresi Başkanlığının sistemi üzerinden, e-Fatura kullanıcısı olan iki mükellef arasında elektronik olarak düzenlenen ve iletilen fatura. Klinikler açısından uygulaması veteriner e-Fatura sayfasında anlatılır.

Entegrasyon

İki ayrı sistemin, veriyi elle yeniden girmeye gerek kalmadan birbiriyle konuşması. Klinik yazılımında en sık karşılaşılanlar fatura, yazar kasa POS, laboratuvar cihazı ve mesajlaşma entegrasyonlarıdır.

e-SMM

Elektronik serbest meslek makbuzu; serbest meslek erbabının düzenlediği makbuzun elektronik hâli. Kliniğinizin fatura mı yoksa serbest meslek makbuzu mu düzenleyeceği vergi mükellefiyetinizin türüne bağlıdır.

H

Hasta kartı

Bir hayvanın tür, ırk, yaş, kilo, mikroçip numarası, aşıları ve muayene geçmişi gibi tüm bilgilerinin toplandığı kayıt. Hasta sahibinin kartına bağlıdır.

Hatırlatma

Aşı, parazit uygulaması ya da kontrol zamanı gelen hastanın sahibine SMS ya da WhatsApp gibi bir kanaldan gönderilen bilgilendirme. Otomatik hatırlatmada mesajı yazılım, belirlediğiniz kurala göre kendisi gönderir. Olası etkisini hatırlatma geliri hesaplayıcıyla kendi rakamlarınızla görebilirsiniz.

Hemogram

Tam kan sayımı; alyuvar, akyuvar ve trombosit gibi kan hücrelerinin sayı ve özelliklerini veren tahlil. Cihaz entegrasyonu olan kliniklerde sonuç hasta kartına kendiliğinden düşer.

İ

İYS

İleti Yönetim Sistemi; ticari elektronik ileti (SMS, arama, e-posta) izinlerinin kaydedildiği ve alıcıların bu izinleri yönetebildiği ulusal sistem. Kampanya ve tanıtım mesajı gönderen işletmeler izinlerini bu sisteme kaydeder.

K

Kasa

Kliniğe giren ve çıkan paranın (nakit, kart, havale) kaydedildiği hesap. Gün sonu kasa raporu, o gün yapılan tahsilat ve ödemelerin dökümünü verir.

Kritik stok

Bir ürün için belirlediğiniz en düşük miktar. Stok bu seviyenin altına indiğinde yazılım uyarı verir, böylece ürün bitmeden sipariş verebilirsiniz. Ayrıntısı veteriner stok takibi sayfasındadır.

KVKK

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. Hasta sahiplerinin ad, telefon ve adres gibi bilgilerinin nasıl toplanacağını, saklanacağını ve paylaşılacağını düzenler.

L

LIS

Laboratuvar bilgi sistemi (Laboratory Information System); laboratuvardaki numune, test ve sonuç akışını yöneten yazılım. Klinik yazılımındaki laboratuvar modülü, küçük ölçekte aynı işi görür.

Lisans

Yazılımı kullanma hakkı. Bilgisayara kurulan programlarda çoğunlukla bir kez satın alınır ve güncelleme için ayrıca ödeme istenebilir; bulut yazılımlarda ise abonelik süresince geçerlidir.

M

Miad

Bir ilacın ya da ürünün son kullanma tarihi. Yazılımda parti bazında tutulur; miadı yaklaşan ürünler için uyarı alırsınız.

Mikroçip

Hayvanın derisinin altına yerleştirilen ve okuyucuyla okunan kimlik numarası taşıyıcısı. Hasta kartında tutulur ve hastayı numarayla aramayı sağlar.

P

PETVET

Tarım ve Orman Bakanlığının kedi, köpek ve gelincik gibi ev hayvanlarının kimlik ve sahiplik kayıtlarını tuttuğu sistem.

PIMS

Practice Information Management System; klinik yönetim yazılımının uluslararası literatürdeki adı. Hasta kaydı, randevu, stok ve muhasebeyi tek programda toplayan veteriner yazılımlarını ifade eder. Bir PIMS’te aranacak özellikler veteriner klinik programı özellikleri sayfasında sıralanır.

POS entegrasyonu

Klinik yazılımının yazar kasa POS cihazıyla bağlantısı. Tahsilat tutarı cihaza programdan gönderilir; tutarı elle tuşlama ve yanlış girme riski ortadan kalkar.

Protokol numarası

Klinikte her hasta kabulüne ya da muayeneye sırayla verilen kayıt numarası. Yazılım bu numarayı kendiliğinden üretir ve kayıtları numarayla bulmanızı sağlar.

R

Reçete

Hekimin hastaya yazdığı ilaç ve kullanım talimatı belgesi. Yazılımda hazır şablonlardan oluşturulabilir, yazdırılabilir ve hastanın geçmişinde saklanır.

S

SaaS

Software as a Service, yani hizmet olarak yazılım. Yazılımı satın almak yerine aylık ya da yıllık abonelikle kullandığınız modeldir; bulut yazılımların çoğu bu modelle satılır. Maliyete etkisi veteriner yazılımı fiyatları sayfasında ele alınır.

Stok sayımı

Raftaki gerçek ürün miktarının programdaki miktarla karşılaştırılması. Aradaki fark; kayıt dışı kullanım, fire ya da giriş hatasını gösterir.

T

Tarbil

Tarım Bilgi Sistemi; Tarım ve Orman Bakanlığının tarım ve hayvancılık kayıtlarını tuttuğu sistem. Büyükbaş çalışan hekimler için yazılımın Tarbil ile entegre olması, aynı bilgiyi iki yere girme yükünü azaltır.

Toplu SMS

Seçtiğiniz bir müşteri grubuna aynı anda gönderilen kısa mesaj. Kampanya, duyuru ve dönemsel bilgilendirmelerde kullanılır; tanıtım içerikli gönderimlerde İYS izinleri aranır.

V

Veresiye

Bedeli sonradan ödenmek üzere yapılan işlem ya da satış. Yazılımda hasta sahibinin cari hesabına borç olarak yazılır ve tahsil edilene kadar açık bakiyede görünür.

Veri aktarımı

Eski programdaki ya da Excel’deki kayıtların yeni yazılıma taşınması. Neyin aktarılabildiği, eski sistemin veriyi nasıl dışarı verdiğine bağlıdır; süreç veteriner programı değiştirme rehberinde anlatılır.

Veri sorumlusu

KVKK’da kişisel verilerin işlenme amacını ve yöntemini belirleyen taraf. Hasta sahiplerinin verileri bakımından veri sorumlusu kliniktir; yazılım firması ise klinik adına hareket eden veri işleyendir.

Y

Yedekleme

Verinin, asıl kayıt zarar görürse geri yüklenebilmesi için ayrı bir yerde kopyasının tutulması. Bulut yazılımlarda firma yapar; bilgisayara kurulan programlarda sorumluluk kliniktedir.

Yetkilendirme

Her kullanıcının programda neyi görebileceğinin ve neyi değiştirebileceğinin belirlenmesi. Örneğin sekreterin kasa raporunu görmemesi ya da stajyerin kayıt silememesi yetkilendirmeyle sağlanır.

Bu terimlerin bir yazılım seçiminde nasıl soruya dönüştüğünü görmek için yazılım seçim kontrol listesine bakabilirsiniz. Terimlerin gerçek ekranlarda nasıl karşılık bulduğunu görmek isterseniz Kolayvet'in özellikler sayfasını inceleyebilirsiniz.